In Outlook is het mogelijk om contactpersonen aan te maken en deze te weergeven, waardoor er beter en effectiever samengewerkt kan worden.
Contactpersonen maken
Contactpersonen kunnen gemakkelijk aangemaakt worden op twee manieren. De eerste wijze om een contactpersoon aan te maken in het navigatievenster 'contactpersonen'.
1. Selecteer in de menubalk rechts bovenin op 'nieuw contactpersoon'.
2. Vul vervolgens de naam, het bedrijf, de functie, het e-mailadres, het telefoonnummer en de adresgegevens van de contactpersoon in. Ook kunnen er eventueel notities bij de contactpersoon gemaakt worden.
3. Klik vervolgens rechts bovenin op 'opslaan en sluiten'. De contactpersoon is aangemaakt.
De tweede manier om een contactpersoon aan te maken is vanuit een e-mailbericht, kan als volgt gerealiseerd worden:
1. Ga naar het e-mailbericht waar de persoon in staat die als contactpersoon toegevoegd moet worden.
2. Ga met de muis op het e-mailadres staan. Klik daaropvolgend op de rechtermuisknop en klik vervolgens op 'toevoegen aan Outlook-contactpersonen'.
4. Klik daaropvolgend rechts bovenin op 'opslaan en sluiten'. De contactpersoon is aangemaakt.
Contactgegevens weergeven en bewerken
Om in te zien welke contactpersonen toegevoegd zijn en de gegevens van deze contactpersonen, kunnen deze gemakkelijk in het navigatievenster bij 'contactpersonen' weergeven en bewerkt worden. Door naar deze functionaliteit te gaan worden aan de linkerkant jouw contactpersonen weergeven.
Om de contactpersoon te bewerken dient er in het navigatievenster naar 'contactpersonen te gaan. Hierin dienen de volgende stappen gevolgd te worden:
1. Ga naar de desbetreffende contactpersoon.
2. Klik vervolgens op (...) naast de naam van de contactpersoon en daaropvolgend op 'contactpersoon bewerken'.
3. In dit venster kunnen de contactgegevens van de contactpersoon bewerkt worden en eventueel een foto toegevoegd worden, door op het silhouet te klikken en daaropvolgend een foto te kiezen uit jouw bestanden.
4. Zodra de contactpersoon bewerkt is, dient er geklikt te worden op 'opslaan en sluiten'.
Contactpersoon toevoegen aan favorieten
Ook is het mogelijk in Outlook om een contactpersoon toe te voegen aan favorieten. Een contactpersoon kan toegevoegd worden door in het navigatievenster naar 'contactpersonen' te gaan. Klik daaropvolgend met de rechtermuisknop op 'toevoegen aan favorieten'. De contactpersoon is toegevoegd aan de favorieten contactpersonen.
Ook is het mogelijk om een contactpersoon aan favorieten toe te voegen door naar een e-mailbericht te gaan. Vervolgens dien je met de muis op het e-mailadres te gaan staan om vervolgens met de rechtermuisknop op 'toevoegen aan favorieten' te klikken. De contactpersoon is nu toegevoegd aan favorieten.
Contactpersonen verwijderen
Niet alleen kunnen contactpersonen aangemaakt worden, maar kunnen ook verwijderd worden. Ga in het navigatievenster naar 'contactpersonen' en verwijder de desbetreffende contactpersoon als volgt:
1. Selecteer daaropvolgend de gewenste contactpersoon.
2. Klik vervolgens in de menubalk op ‘verwijderen’. De contactpersoon is verwijderd.
Contactpersonen koppelen
Het is mogelijk om contactpersonen aan elkaar te koppelen, zodat een contactpersoon die meerdere vermeldingen heeft aan elkaar kunnen worden gekoppeld. Op deze manier worden deze verschillende vermeldingen één contactpersoon. Contactpersonen kunnen in het navigatievenster 'contactpersonen als volgt gekoppeld worden:
1. Selecteer de gewenste contactpersoon.
2. Het venster van de contactpersoon zal geopend worden. Klik vervolgens op (…) naast e-mail verzenden.
3. Klik daarna op ‘contactpersoon koppelen...’
4. Selecteer de gewenste contactpersonen en k
5. Klik daaropvolgend op ‘OK’. De contactpersonen zijn aan elkaar gekoppeld.
Lijst met contactpersonen maken
Door middel van een lijst van contactpersonen te maken, kan er gemakkelijk een e-mail verzonden worden naar een groep van betrokkenen. Ga in het navigatievenster naar ‘contactpersonen’ en volg daarna de volgende stappen:
1. Selecteer daaropvolgend in de menubalk ‘nieuwe groep contactpersonen’.
2. Voeg in de adresbalk ‘naam’ de gewenste groepsnaam toe.
3. Voeg vervolgens de contactpersonen in, door middel van de functie ‘leden toevoegen’ in de menubalk.
4. Hier zullen drie opties uit voortvloeien, genaamd: uit Outlook contactpersonen, uit adresboek en nieuwe e-mailcontactpersonen. Klik de optie aan waar het contactpersoon onder valt en selecteer het gewenste persoon door dubbel te klikken op de desbetreffende persoon. Klik daaropvolgend op ‘OK’.
4. De contactpersoon is toegevoegd aan de groep. Zodra alle contactpersonen aan de groep zijn toegevoegd, kan er links bovenin in de menubalk geklikt worden op ‘opslaan en sluiten’. Er is nu een lijst met contactpersonen aangemaakt.
Lijst met contactpersonen wijzigen
Ook is het mogelijk om op een later moment de lijst te wijzigen, door contactpersonen uit de lijst te verwijderen of contactpersonen toe te voegen aan de lijst. Dit kan ik het navigatievenster 'contactpersonen'.
1. Selecteer de desbetreffende lijst.
2. Het venster van de desbetreffende lijst zal geopend worden. Klik vervolgens op (…) naast het e-mail icoontje.
3. Klik daarna op ‘Outlook-contactpersoon bewerken’
4. Voeg vervolgens de contactpersoon in, door middel van de functie ‘leden toevoegen’ in de menubalk. Hier zullen drie opties uit voortvloeien, genaamd: uit Outlook contactpersonen, uit adresboek en nieuwe e-mailcontactpersonen. Klik de optie aan waar het contactpersoon onder valt en selecteer het gewenste persoon door dubbel te klikken op de desbetreffende persoon. Klik daaropvolgend op ‘OK’. Ook is het mogelijk om een contactpersoon te verwijderen door de desbetreffende persoon te selecteren en op ‘lid verwijderen’ te klikken. De contactpersoon is toegevoegd/ verwijderd aan de groep.
5. Zodra de contactpersoon aan de groep is toegevoegd/verwijderd, kan er links bovenin in de menubalk geklikt worden op ‘opslaan en sluiten’. De desbetreffende lijst met contactpersonen is gewijzigd.