Om een goed overzicht te houden in de mailbox 'postvak in' kunnen e-mails gecategoriseerd worden en submappen aangemaakt worden.
Categorieën maken
Om berichten te ordenen in een specifieke map in Outlook, kunnen er dus categorieën aangemaakt worden. Dit kan als volgt gedaan worden:
1. Klik bovenin op het icoontje 'categoriseren'.
2. Klik vervolgens op 'alle categorieën...'.
3. Bij het wijzigen van de categorieën kan er op de desbetreffende naam en kleur geklikt worden om deze vervolgens aan te passen.
4. Daarnaast is het mogelijk om nieuwe categorieën toe te voegen. Druk aan de rechterkant op 'nieuw'. Er komt een nieuw venster naar voren waar vervolgens de juiste naam, kleur en eventueel sneltoets ingevuld moeten worden.
5. Door op 'ok' te drukken zal de nieuwe categorie aangemaakt worden. De e-mails kunnen nu gecategoriseerd worden door op de desbetreffende e-mail te gaan staan en hier de juiste categorie aan te hangen.
Submappen aanmaken
Om 'postvak in' overzichtelijk te houden kunnen er submappen aangemaakt worden, om mails te verdelen over bepaalde onderwerpen. Denk hierbij aan mappen als offerte aanvragen, inkoop en goedgekeurde offertes. Deze mappen zullen zich bevinden onder de map 'postvak in'. Een submap kan als volgt aangemaakt worden:
1. Ga met de muis aan de rechterkant op 'postvak in' of een bestaande sub map staan.
2. Klik vervolgens op de rechtermuisknop en klik daaropvolgend met de linkermuisknop op 'nieuwe map'.
3. Vul de gewenste mapnaam in en druk op enter. De sub map is aangemaakt, waardoor e-mails uit 'postvak in' gesleept kunnen worden naar de juiste sub map.